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  • 浅谈物业服务企业全面法律风险管理

    时间:2019-02-12 07:43:40 来源:有好资料网 本文已影响 有好资料网手机站

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      当前,大部分物业服务企业均处于改革发展的关键时期,经营模式转型、业务项目拓展、市场竞争加大、客户维权意识升级以及法律政策环境不断变化,都蕴藏着大量的法律事务。加之物业服务涉及商户管理、消防管理、设备管理等方方面面,还与形形色色的人打交道,因此无论是物业企业还是员工个人都“浸泡”在法律风险的“海洋”中。
      在如此严峻的经济形势及复杂的法律风险环境下,单靠以宣传为主的传统依法治企方式已经无法适应企业发展需要,专业性的全面法律风险管理才是企业长久发展的法宝和武器。下面本人从以下三个方面进行阐述。
      一、培养全员法律思维,注重建立具有风险意识的企业文化是全面法律风险管理的基础
      目前很多企业都建立了法律风险防控体系,但更多的仅仅留在法律风险防控手册编制的层面上,没有继续推进,使耗费了大量精力编制而成的手册成为一紙空文。
      其实风险防控的本质归根结底还是意识问题,所以我们应该在企业管理中全面渗入法律思维方式,提高全员的法律风险防范意识,有效的将风险危机消灭在萌芽状态。可以从以下三个方面着手培养。
      1.及时并分层级宣贯
      企业的法律风险防控手册编制出台后,宣贯工作要及时跟上,未经宣贯自行执行,往往消化周期长且执行率低,会导致之前费尽周折识别的风险点和形成的解决措施造成莫大的浪费。
      宣贯工作不能一锅端,要根据宣贯对象的不同,分层级组织开展。按照公司的级别设置,建议分三个层级进行。一是高层管理人员,他们最需要掌握法律风险管理的理念和树立坚决执行风险管理的决心,因此这一层面应该侧重于整个系统的工作原理、设计思路、以及法律风险对公司的危害、各个部门潜在的重大风险,以及这些风险对应的原理和解决方案。二是中层管理人员,他们处于承上启下的层级,既要简单了解上层级了解的内容,还需要了解一些更为具体的控制方法,以便履行管理职责,指导管理活动。他们需要了解其所在部门最主要的法律风险及其危害性,法律风险应对方案的设计思路、防范措施的基本原理、具体管理中的注意事项,以便他们理解最基本的原理和原则并落实到工作中。而对于基层管理人员和具体操作人员,则只需要更为简要的了解高层、中层所需要知道的基础内容,更多需要强调的则是各个制度、流程、文本设计的背景、思路、具体操作方法,以及操作中遇到问题解决方式,以及不按规定操作将受到的处罚。宣贯工作到位对全面法律风险管理深入执行有着举足轻重的作用。
      2.建立法律培训长效机制
      根据“记忆遗忘曲线理论”,建议公司根据各分公司或项目的业务特点,定期组织员工学习与其业务领域相关的法律法规,而《公司法》、《物权法》、《侵权法》、《合同法》、《劳动合同法》等与公司经营息息相关的法律应作为通用科目组织员工学习。同时建立法律纠纷案例库,通过“以案说法”来加深影响,指导员工开展工作。只有不断的加深记忆,方能运用自如,风险意识自然能逐渐形成。
      3.将法律风险管理纳入考核机制
      将法律风险防控作为一项绩效考核指标纳入年度考核当中,潜移默化的改变员工行为习惯,助推法律风险防范意识深入人心。
      二、全过程夯实合同管理是全面风险管理的重中之重
      从发生概率来说,因合同引起的法律风险是企业最为常见的法律风险,也是对企业影响最大的法律风险。所有合同的争议均可以归结到合同文本缺陷和合同履行缺陷。前者就是由于合同文本的不完善引起的无法履行或履行无法实现交易目的,后者则是由于合同中的一方甚至双方在履约过程中存在违约情况而影响了一方甚至双方的利益。
      目前,很多物业服务企业的合同管理系统仅启用了合同审核模块,实现了对合同文本风险的把控,但这只是实现了合同风险防范的第一步。在合同履行过程中同样会存在很多不确定因素和法律风险,包括:
      (一)合同订立后并未实际履行;
      (二)合同履行了一部分后,双方均不再履行合同;
      (三)合同履行过程中,双方对此合同的履行通过电子邮件等方式进行了一系列的变更,实际履行的合同内容已经远远超出了当时合同规定的情形;
      (四)合同相对方法人或代理人等发生了重大变化有可能影响合同的正常履行,或是导致合同延迟履行,等等。如果不对合同履行环节加以控制,则会丧失挽救合同风险的最佳时机,给企业造成一定的损失。
      而这些风险均可以通过启动合同履行及合同更新模块进行把控。合同履行模块能通过审核合同履行计划、审批确认收付款信息、评价对方履约情况等环节达到监控合同履约的目的。合同更新模块则能将合同条款变更、合同解除以及合同续签等事项统一在电子文档中表现出来,有利于合同动态管理。因此,建议公司启用合同履行、合同更新模块,加强对合同各环节的监管维度。
      三、提高法务与经营的融合度是实现全面风险管理的关键
      法务与经营的融合度不够是开展全面法律风险管理的瓶颈,很多时候法务人员与业务部门各自站在自已的立场思考问题,难于形成共识。要改变这种现象,需要从以下两个方面入手:
      1.建立法律风险管理的ERP信息系统
      类似于OA办公系统和合同事务管理系统,将法律风险管理事务设置成流程约束,未满足前置条件则无法进入下一步骤,从而强迫各相关部门或职位去适应流程要求,加强对法律事务的关注和理解,不仅有利于形成共识,也能通过法律风险管理流程,提高公司法律安全程度。
      2.加强制度建设,确保“三个审核到位”
      “三个审核到位”即规章制度审核到位、重大经营决策审核到位、合同审核到位。这是一个企业最核心的三大事项,只有通过制度建设将三项审核流程化、规范化,通过考核监督确保审核不流于形式,真正做到规章制度未经风险审核不适用,重大经营决策未经风险审核或审核不通过不执行,合同未经法律审核不签署,才能确保风险防控不空谈。
      形成具有物业企业特色的全面法律风险管理并非一朝一夕,要形成强有力的法律风险防控保障网,路漫漫其修远兮,还需物业行业同仁上下求索,齐心铸就。
      参考文献:
      [1]吴江水著.《完美的防范》
      [2]王树连.《依法治企和全面法律风险管理
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